Coordenadora(o) de Vendas e Eventos

FUNÇÕES SUSTENTADORAS

Além de realizar as funções essenciais, esta posição pode ser solicitada a desempenhar uma combinação das seguintes funções sustentadoras, sendo a porcentagem de tempo dedicada a cada uma determinada exclusivamente pelo supervisor, com base nas necessidades específicas da empresa.

• Conhecer os Padrões de Qualidade da Marca Hilton pelos quais o departamento é avaliado pelo Hóspede Misterioso.

• Elaborar ordens de serviço dos eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 apartamentos) e distribuí-las à operação para acompanhamento durante sua realização.

• Ler diariamente os jornais para obter informações sobre clientes e aprimorar o relacionamento com eles.

• Ampliar continuamente o relacionamento com clientes internos e externos.

• Programar visitas de familiarização no hotel e atender a solicitações imprevistas.

• Atuar como intermediário e colocar o cliente em contato direto com o staff do hotel quando necessário.

• Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas e atuar diretamente com o hóspede ou cliente na ausência deles durante a realização dos eventos.

• Reportar mensalmente à Gerente de Grupos e Eventos o progresso de suas atividades e os resultados alcançados em relação às metas estabelecidas.

• Atualizar diariamente suas atividades no sistema Delphi.

• Participar de atividades especiais, como coquetéis de secretárias, jantares de boas-vindas de grupos, entre outros.

• Assegurar que todas as solicitações de clientes sejam respondidas dentro de 24 horas.

• Elaborar e enviar todos os tipos de correspondência necessários para o bom funcionamento do departamento e dos demais setores do hotel.

• Manter um bom ambiente de trabalho e uma comunicação eficiente dentro do departamento e com os demais departamentos do hotel, assegurando o cumprimento dos Padrões da Marca Hilton e a satisfação do hóspede/cliente.

• Atender ao telefone em até três toques, de maneira educada e profissional, seguindo os procedimentos corretos para atender, colocar chamadas em espera e transferi-las.

• Participar das reuniões de vendas quando solicitado.

• Participar dos treinamentos destinados à sua capacitação e compartilhar conhecimentos e experiências com os colegas.

• Demonstrar a todos os hóspedes e Membros da Equipe uma atitude positiva, disposição e espírito de cooperação.

• Preencher a Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe, realizada semestralmente.

• Realizar o acompanhamento dos grupos e eventos já confirmados para garantir que os pagamentos sejam efetuados nas datas previstas.

• Promover a venda de outros hotéis da marca Hilton sempre que possível.

• Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.

• Chamar o hóspede sempre pelo nome.

• Conhecer os relatórios que medem a satisfação do hóspede (SALT e MPS), acompanhar sua evolução e participar dos planos de ação para melhoria contínua dos resultados.

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ORIENTAÇÃO AO MERCADO DE EVENTOS SOCIAIS

• Acompanhar as degustações realizadas para que o cliente escolha e aprove o menu sugerido para o evento.

• Realizar reuniões com o Chefe de Cozinha e o cliente para apresentação do menu e discussão de possíveis novas opções.

• Realizar reuniões com o Supervisor de Banquetes e o cliente para alinhamento de todos os detalhes do evento.

• Recepcionar os clientes no dia do evento, dando suporte ao supervisor e conferindo os últimos detalhes.

• Apresentar-se pontualmente e corretamente uniformizado, mantendo asseio e boa apresentação pessoal.

• Cumprir os horários estipulados e adaptar-se às mudanças conforme as necessidades operacionais do hotel.